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25 2015,08
企业为什么要使用微智进销存软件?

      企业一方面要管理实物,另一方面方面要管理资金。进销存管理软件只是信息化管理的第一步。由于企业的资金紧张等原因,很多企业实施进销存管理软件往往用来解决企业最迫切问题。不过,企业单独使用了进销存软件之后,常常会发现它的功能并不能满足需求,因为进销存软件只是对实物数量(企业内部的物流)进行管理,并没有与财务软件相连,并没有与资金流相贯通。企业在管理好内部物流之后就会有进一步对资金流的管理需求。这样,第二步企业就希望把“进销存”软件与财务软件进行连接。很多企业实施“进销存”时常把 “进销存”与财务软件一同投入使用。而微智进销存软件就包含了进销存和财务管理功能。


      微智进销存软件为企业领导者提供了有力的决策支持。以前物资科管理比较混乱,某种物料厂家已经不用了,而某些采购人员为了得到回扣,把厂家生产已经不需要的产品购买回来。一方面是资金的浪费,另一方面造成原材料的积压。在使用进销存软件之后哪些原材料需要采购,哪些材料不需要采购。通过把生产计划与库存情况相加得出的物料需求量,和采购员实际采购量对比,发现有两个采购员采购了企业库存已经有,而且并不需要的物料。这两个采购员受到了下岗的处罚,而如果没有这套系统,就很难发现这样的问题。


      微智进销存软件管理是采购、销售、库存与财务四个部分连通起来的流程链。管理者首先对库存的情况比较了解,有多少库存,占用多少资金。哪些物料已经买入,就不能再买进,哪些产品积压了,要想办法销售出去。从前没有使用进销存软件时,信息不是很灵通,企业为了满足生产,很早就把物料采购进来,采购提前期比较长,资金占用的时间也就比较长。而使用进销存软件,就能够以最短的时间采购。在销售方面减少了拖期交货的情况。比如在接订单时,对库存情况不了解,没有生产出产品而接下订单,这样延期交货就不可避免。如果企业对自己的库存很清楚,对于何时交货就有把握,交货期也可以相对确定得准确一些。一般建厂时间长,规模比较大的工业企业,库存积压特别多。仓库大,物料多,库存积压是一个老大难的问题,管理者换了几次,几十年的账算不清楚。库存占用了企业相当多的资金。而利用进销存软件,所有的物料数据保存在计算机里面,可以实时查询,领导就可以从宏观的角度控制库存的数量。


      第二解决了库存积压的问题。系统可以分析库存中的几百万种库存材料,有些材料购买了几年也一直没有使用。手工统计可能要花相当长的时间:查账本,确定采购时间。而使用微智软件,工作人员只要把库存的相应的历史单据输入进去,软件就可以分析出某种产品在仓库中已经呆滞了多长时间。如果呆滞时间超出一定界限,企业就要考虑:一种情况是物料的质量有问题,一直没有使用;另一种情况就是购入后在生产中已经不使用这种材料了。企业可以低价把积压的库存产品处理掉,以便得到这部分流动资金。


      第三是销售管理到最终用户。厂家先把产品买给销售员,然后销售员再把产品出售给最终用户。厂家只是对销售员进行管理。这种模式下就存在一个问题:销售员把产品提走,厂家代销售员开发票,销售员可能从厂家那里开一个比他实际售出的价格更低的发票。使用进销存软件,就可以实现二级管理。一个是对销售员的管理,统计销售员售出多少产品,另一个是针对销售员下面的每一个客户。通过销售模块就可以把销售员与客户的管理集中起来,可以知道每一个销售员出售了多少产品,以什么价位销售出去的。产品销售给用户时会有一个用户跟踪卡,管理者可以通过抽样调查,查出违记的销售员,给予重罚,以利于管理。从前企业的最终用户是销售员,而现在可以管理到最终使用产品的用户,与他们有了沟通的渠道。企业在销售方面管理的力度就加大了。进销存软件使企业的实物帐算得明白,供应链管理得到加强。对供应商的管理是比较重要的一环,企业就可以选择质优价廉而且供货及时的供应商;而对于客户管理,就可以知道哪些客户在产品到位后回款比较快。


      微智进销存软件的力量,尽管在使用进销存软件之初,会有很多业务人员感觉到比较麻烦。首先是用户要熟悉这套软件;其次是软件规范了原来的工作流程;还有可能手工记录与计算机记录并行。最初往往加大了业务人员的工作量,而实际上用起来之后是很方便的。

录入的效率与准确性得到提高。开发票时,第一联是存根,第二联给提货方(用户用来提货),第三联给仓库(仓库用来登账),第四联给财务(财务做账)。一个单据在手工账上至少要录入三次,这样的工作的效率是很低的,而且错误率与一次录入相比提高了三倍。现在一次录入,多个部门调用,工作效率提高是显而易见的。至少一张采购的单据从采购部门录入,仓库保管员只要确认一下就可以了,财务做账也是确认一下就可以登账。


      微智进销存软件涉及到企业管理很细微的方面,对业务管理规范与深度都有影响。无论是从录入还是从统计来讲,工作量越大计算机的优势越明显。业务人员从原始单据录入到出报表,工作量大大减少了,而且数据准确。瑞安那边一用户梦娜袜业在使用“进销存”系统时,产成品仓库的保管员非常高兴。从前手工单据的录入每天最多时是上万条记录,每天都要把这些数据记录下来。仓库保管员进行入库与出库管理,用笔记录手都写麻了。而更麻烦的是仓库保管员3天要做一个报表。不仅有登录过程,还有统计计算过程,还要按照品种、部门、个人等不同的统计方法统计、汇总。使用计算机系统在统计方面有一个明显的改进。原来仓库保管员要做一天的工作,现在一个小时就可以做完。每天下班之前的一个小时做报表。而报表只要把基础数据输入进去,计算机可以随时统计、汇总,现在可以随时出报表。所以业务人员在统计方面的工作量大大减轻。

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